Confidentialité et données personnelles

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est TOPEX-CI, votre employeur : [à compléter par TOPEX-CI], représentée par [à compléter par TOPEX-CI].

Contact pour les questions sur vos données : [à compléter par TOPEX-CI].

2. À quoi servent vos données

Gestion du personnel : dossier administratif, contrats de travail, attestations.
Missions : ordres de mission, itinéraires, rapports et frais de mission.
Congés et reprises : demandes, attestations et soldes.
Évaluations des performances : objectifs, campagnes et entretiens.
Flotte : véhicules, réservations, sorties, carburant et chauffeurs.
Frais et dépenses : avances, justificatifs et paiements.
Sécurité de l’application : comptes, droits d’accès et journal des accès.

Base légale : l’exécution du contrat de travail et les obligations légales de l’employeur. [à compléter par TOPEX-CI]

3. Données traitées

Identité : nom, prénoms, date et lieu de naissance, matricule, signature.
Coordonnées : adresse e-mail professionnelle, téléphone, lieu de résidence.
Vie professionnelle : fonction, département, responsable, dates d’entrée et de sortie, contrats, congés, évaluations.
Numéro CNPS et pièces du dossier (CV, permis de conduire, extrait de naissance, diplômes).
Données de mission et de flotte : déplacements, véhicules utilisés, frais engagés.
Données de connexion : identifiant, date et adresse IP des actions sensibles (journal des accès).

4. Qui peut les consulter

Seules les personnes qui en ont besoin pour leur fonction, selon les rôles qui leur sont attribués dans l’application : ressources humaines et gestion du personnel, responsables hiérarchiques pour leurs équipes, validateurs des missions, finance, gestion de la flotte, administrateurs. Chaque employé voit son propre dossier.

Sous-traitant : Kaada Group (KDG), éditeur de l’application, en assure le développement, la maintenance et l’hébergement pour le compte de TOPEX-CI, sans utiliser les données à d’autres fins. Hébergeur et lieu d’hébergement : [à compléter par TOPEX-CI].

Vos données ne sont ni vendues ni transmises à des tiers, sauf obligation légale (administrations, CNPS…).

5. Durées de conservation

Dossier du personnel : pendant le contrat, puis [à compléter par TOPEX-CI] après le départ.
Contrats, attestations et documents comptables : selon les durées légales ([à compléter par TOPEX-CI]).
Évaluations : [à compléter par TOPEX-CI].
Journal des accès : 12 mois.

Au-delà, les données sont supprimées ou anonymisées ; les documents à valeur légale sont conservés sans les données personnelles devenues inutiles.

6. Vos droits

Vous pouvez demander l’accès à vos données, leur rectification, leur suppression lorsqu’elles ne sont plus nécessaires, et vous opposer à un traitement pour un motif légitime.

Pour exercer ces droits, adressez-vous au service des ressources humaines : [à compléter par TOPEX-CI]. Une réponse vous est donnée dans un délai de [à compléter par TOPEX-CI].

Vous pouvez aussi saisir l’Autorité de Régulation des Télécommunications/TIC de Côte d’Ivoire (ARTCI), autorité de protection des données personnelles.

7. Sécurité

Accès par compte personnel et mot de passe, droits limités selon les rôles, pièces du dossier stockées hors de l’espace public et servies après contrôle des droits, connexion chiffrée (HTTPS), limitation des tentatives de connexion, journal des consultations des données sensibles.

8. Cadre légal

Loi n° 2013-450 du 19 juin 2013 relative à la protection des données à caractère personnel. Formalité auprès de l’ARTCI : [à compléter par TOPEX-CI].

Dernière mise à jour : [à compléter par TOPEX-CI].